Plateforme de gestion d'événements

La plateforme de gestion d'événements est un terme générique qui concerne une large gamme de produits logiciels utilisés dans l'organisation d'événements professionnels ou académiques tels que les conférences, les salons, les conventions, les colloques, les soirées d'entreprise, les séminaires...

On distingue deux types de plateformes : les plateformes exprimant leur expertise sur certaines étapes spécifiques (enregistrement, billetterie, planification etc.) et les plateformes dites tout-en-un qui permettent la gestion de l'événement du début jusqu'à la fin.

Intérêt[1],[2]

Amélioration de la coordination des équipes

La plateforme de gestion des événements tout-en-un fournit un environnement unique coordonnant les tâches et les activités des équipes événementielles mais aussi celles des équipes vente, marketing, comptabilité… Grâce à un système de gestion d'utilisateurs et de comptes, toutes les équipes associées à la gestion de l'événement sont connectées à l'application et on accès aux mêmes informations en temps réel.

Optimisation des coûts

La plateforme permet de réduire les coûts de l'organisation globale d'un événement. Grâce à une vue d’ensemble du budget, l'organisateur d'événement peut respecter ses contraintes budgétaires et améliorer son retour sur investissement.

Au-delà de la dimension budgétaire pure, ce type de technologie évite aux équipes événementielles de jongler entre différents outils et de perdre du temps…

Gestion centralisée des données

La plateforme de gestion d'événements constitue une base de données unique. Au-delà du fait que l'organisateur d'événements puisse avoir une vision unifiée de toute sa data, cela signifie aussi que son équipe peut les suivre facilement en étant constamment à jour. Cette approche sous forme de plateforme unique permet aussi de respecter le RGPD car les données sont centralisées suite à un enregistrement unique.

Modernisation au service de la fluidité

Avec l’intégration d’un outil entièrement numérique, les équipes événementielles participent à la modernisation de l'image et sont donc acteurs de la transformation digitale de leur société. En ne renseignant leurs données qu’une seule fois, les participants bénéficient d'une expérience cohérente tout au long de leur parcours.

Composantes[3]

Back-office

Les différentes fonctionnalités de son back-office peuvent être les suivantes (liste non exhaustive) :

  • Création de site web personnalisé
  • Intégration de formulaires
  • Inscription en ligne et gestion de listes de participants
  • Conception et envoi d'emails
  • Gestion de budget
  • Choix du lieu
  • Tracking des activités
  • Outil de reporting et de calcul du ROI

Application mobile

Elles incluent aussi en général une application mobile incluant les fonctionnalités suivantes :

  • Affichage de l'agenda
  • Fil d'actualité et social wall
  • Plan interactif
  • Prise et partage de photos
  • Espace de networking
  • Interactivité : quiz, votes en live, sessions de questions/réponses
  • Enquêtes de satisfaction

Notes et références

  1. (en) Terry Ibele, « Time for New Event Management Software? First Optimize Existing Tech | Wild Apricot Membership Knowledge Hub », sur Wild Apricot Articles, (consulté le 28 décembre 2018)
  2. « MICE : apprivoiser les solutions d'Event management software », sur https://www.decision-achats.fr/ (consulté le 28 décembre 2018)
  3. (en-US) « Event Technology: 133 Trends, Ideas, and Tools That Work (2018 Edition) », sur Event Manager Blog, (consulté le 28 décembre 2018)

Liens externes